Lubię prostotę i często o tym mówię. Minimalizm, ten prawdziwy, codzienny, nie bierze się z konkretnej liczby przedmiotów czy rezygnacji z telewizora, choć kochasz oglądać Familiadę. To efekt długiego i uważnego przyglądania się swojemu życiu i temu, co Ci służy, a czym podstawiasz sobie nogę.
Dziś chcę Ci pokazać, jak po latach doszłam do tego, jak pracuje mi się najefektywniej i najprzyjemniej, czyli najprościej. A że wyszła z tego całkiem solidna lista, to wpis podzieliłam na dwie części. Zatem dziś na tapet bierzemy pierwsze cztery wypróbowane patenty.
Lista to-do
Pomyślisz, że to banał nad banały, ale… stare, sprawdzone metody są najlepsze. Uważam, że nie ma co wymyślać koła na nowo.
Po latach prób wypracowałam sposób robienia list, który najlepiej mi służy:
🔹 na początku miesiąca – robię listę zadań na najbliższe 30 dni;
🔹 w poniedziałek rano – robię listę na dany tydzień;
🔹 listę tygodniową rozbijam na mniejsze kawałki, planując na 2 dni do przodu.
Dzięki takiemu stopniowaniu tematy i zadania raczej mi nie umykają (choć jestem tylko człowiekiem i czasem coś się zapomni). A spisanie listy, nawet tej najdłuższej – miesięcznej, nie zajmuje więcej niż kilka minut.
Staram się planować max. 80% czasu, bo mądrzy ludzie mają rację i często coś na cito wypada. A nawet jeśli nie wypada, to bywają dni, kiedy praca idzie trochę ciężej, głowa wolniej myśli i zwyczajnie nie daję rady zrobić tego, co sobie zaplanowałam. Te 20% to mój bufor bezpieczeństwa, również na takie okazje.
Planuję też czas na odpoczynek i błogie nicnierobienie. Bo jak nie zaplanuję, to ten czas zazwyczaj przepracuję. Dzięki liście wiem, że ze spokojem mogę wyłączyć komputer i przejść w tryb offline.
Tryb „nie przeszkadzać”
Jestem zdecydowanie jednozadaniowa. Kiedy robię transkrypcję, to siedzę z słuchawkami na uszach i stukam w klawiaturę. Kiedy redaguję, to uważnie czytam. Kiedy jestem na mediach społecznościowych, to scrolluję i piszę. Nie umiem robić dwóch rzeczy naraz, tzn. fizycznie może i umiem, ale efekt jest mizerny.
Dlatego szczególnie podczas pracy korektorskiej i spisywania nagrań włączam w komórce tryb „nie przeszkadzać”. Zakładam, że jak świat będzie się walił, to zadzwoni. I wtedy odbiorę. Ale nie chcę słyszeć żadnych powiadomień podczas pracy.
W sumie to komputer też trochę ustawiam w tryb „nie przeszkadzać”. Gdy pracuję mam włączony tylko program, który jest mi potrzebny, zazwyczaj Word lub Adobe, czasem program pocztowy, i wszystko inne pozamykane. Mam nawet ustawione blokady na strony-rozpraszacze i nie otworzę ich w godzinach pracy.
Odpowiadanie na maile
Mail, choć to cudowny wynalazek, to jest też jednym z najgorszych rozpraszaczy. Nie wiem jak Tobie, ale mi pozostała przypadłość z czasów etatowych, że na maila należy odpowiadać natychmiast. Program pocztowy był cały czas otwarty i wymieniałam kwadrylion maili dziennie (bo po co rozmawiać?). Ciężko skupić się na wykonywanym zadaniu, gdy co 10-15 minut odrywa cię powiadomienie o nowym mailu… na który natychmiast odpowiadasz.
Ta presja na szybkie odpowiadanie na maile jakoś nie chce ustąpić, więc postanowiłam sobie pomóc.
Maile sprawdzam dwa razy dziennie:
🔹 rano, przed rozpoczęciem pracy,
🔹 popołudniu, gdy kończę pracę.
Poza tymi momentami program pocztowy jest zamknięty. Siedzi cicho i czeka na swoją kolej. I świat się nie zawalił, klienci nie przestali pisać, komunikacja nadal jest płynna. Odpowiadam najczęściej tego samego dnia, maksymalnie w ciągu 24 godzin. Ze spokojem i namysłem, a nie w rozkroku między zapytaniem ofertowym a rozgrzebaną korektą.
Szablony
Chyba mogłabym zaryzykować stwierdzenie, że szablony to moja wielka miłość. Uwielbiam je i korzystam z nich na co dzień. Są jednym z najlepszych „ułatwiaczy” i „upraszczaczy”. Przemyślany i dobrze zrobiony szablon pozwala mi oszczędzić sporo czasu i energii.
Wykorzystuję szablony m.in. do:
🔹 maili, które często się powtarzają,
🔹 wpisów na mediów społecznościowych,
🔹transkrypcji – gotowa metryczka wiele ułatwia,
🔹 ofert współpracy.
Wystarczy, że przygotowany wcześniej wzór dopasuję do konkretnej sytuacji i gotowe. Nie muszę wygrzebywać dawnej oferty czy wymyślać grafiki do posta na nowo. Potrzebuję minimalnego wysiłku, by wykonać zadanie.
Na koniec – gdzie jest początek
Pierwszym i najważniejszym krokiem w upraszczaniu sobie pracy była dla mnie zmiana myślenia. Musiałam samą siebie przekonać, że warto poświecić kilka minut na zrobienie listy zadań, choć bywa wyśmiewana. Musiałam uwierzyć, że świat się nie zawali, jeśli nie odbiorę od razu smsa lub nie odpowiem na maila w przeciągu 5 minut od jego otrzymaniu. I musiałam znaleźć sposób na połączenie szablonów i gotowców z potrzebą personalizacji kontaktu.
Nie będę opowiadać, że to była bułka z masłem. Trochę się ze sobą szarpałam, targowałam, ale doszłam w końcu do punktu, w którym jest tak prosto, jak potrzebuję. To daje dużo spokoju. Polecam i Tobie.
Zobacz, w jak proste pakiety ubrałam transkrypcję i redakcję. 🙂