To zdanie powinna wziąć sobie do serca każda soloprenerka. I choć może się ono wydawać dość wyświechtane, to prawda jest taka, że większość 30- i 40-latek była wychowywana w duchu zgoła innego powiedzenia: jak się nie nadrobisz, to nie zarobisz! A że my, kobiety, potrafimy załadować sobie na barki niemal cały świat, to często zasuwamy od rana do wieczora, od poniedziałku do niedzieli i gubimy to, co najważniejsze – życie.
Dlatego jeśli czujesz, że się zapędziłaś, że wiecznie gdzieś biegniesz, coś robisz, zatrzymaj się na 5 minut. Ten wpis nie jest cudownym remedium na niekończącą się listę zadań, ale znajdziesz w nim kilka przydatnych, mam nadzieję, wskazówek, jak ułatwić sobie pracę. Pokarzę Ci, jak mądrze wykorzystać czas, który przeznaczasz na budowę swojej marki osobistej.
|Jak efektywnie planować listę zadań
Zacznę od podstaw. Lista zadań to nie spis wszystkiego, co masz do zrobienia. Zapamiętaj to dobrze. Niestety często tak wyglądają nasze listy. Siadamy w przypływie weny lub energii i wypisujemy wszystko jak leci. Powstaje lista długaśna niczym wełniany szalik od babci Marlenki, tylko nie jest równie komfortowa. Już na starcie wiemy, że nie dojdziemy nawet do punktu 8.
Podczas tworzenia listy zadań proponuję ćwiczyć się w sztuce minimalizmu. Już Ci pokazuję, jak ja to robię. Na dzień lub dwa przed początkiem nowego miesiąca podsumowuję minione 30 dni i sprawdzam, czego nie udało mi się zrobić. Decyduję, czy przenoszę zadania na kolejny miesiąc. Jeśli są ważne, to lądują na nowej liście zadań. Potem sprawdzam cele i plany kwartalne – z nich wyłaniają się koleje projekty i zadania do realizacji. Dopisuję je do listy. I tak powstaje lista zadań na cały miesiąc.
Na początku każdego tygodnia tę dużą, miesięczną listę rozbijam na mniejsze fragmenty. Wybieram to, co mam do zrobienia przez najbliższe 5 dni. Staram się szacować ilość godzin potrzebną na wykonanie każdego zadania i planuję ok. 80% czasu, który przeznaczam na pracę. Zawsze wyskakuje coś nieprzewidzianego lub może się okazać, że jakieś zadanie zajmie mi więcej czasu, niż planowałam. To normalne.
Z tygodniowej listy zadań codziennie tworzę plan na najbliższe kilka godzin. Jeśli muszę coś dokończyć, przepisuję zadania z poprzedniego dnia i dodaję kolejne. Pilnuję, żeby codzienna lista zadań nie przekraczała 7-8 pozycji. Staram się trzymać listy tygodniowej i nie dokładać sobie nowych rzeczy, których nie miałam w planach. Oczywiście, czasem życie zaskakuje i listę trzeba zmodyfikować, ale zawsze warto sprawdzać ze sobą, czy dane zadanie przybliża mnie do celu, czy na pewno warto poświęcać mu swój czas akurat teraz.
|Sposoby priorytetyzowania zadań na codziennych listach
To jest najczęściej pomijany i jednocześnie jeden z najważniejszych etapów efektywnego planowania pracy. Codziennie na liście jest kilka zadań, ale one nie mają identycznej ważności. Jedne są istotniejsze, inne pilniejsze, a jeszcze inne po prostu fajnie byłoby zrobić.
Dlatego zawsze warto ustalać priorytety. Jeśli nigdy tego nie robiłaś, to polecam Ci zacząć od matrycy Eisenhowera. Dzięki niej sprawnie ustalisz, od czego powinnaś zacząć pracę. Zerknij na grafikę poniżej, żeby sprawdzić, jak korzystać z matrycy.
Kiedy już nadasz zadaniom odpowiednie priorytety, może oznaczyć je różnymi kolorami. Warto używać stałego zestawu 2-3 kolorów. Wtedy wystarcza jeden rzut oka, żeby wiedzieć, co i kiedy robić. Możesz też po prostu przy najważniejszym zadaniu dnia postawić jakiś znaczek lub wpisać MIT ( z ang. most important task). Próbuj i znajdź najlepiej Ci odpowiadający sposób.
|Zapanuj nad contentem
Nie zbudujesz marki osobistej online bez contentu. To proste jak dwa razy dwa. Robi się trochę trudniej, gdy zaczynasz się zastanawiać, jak opracować skuteczny plan contentu. Bo zakładam, że skoro dotarłaś aż tu, to planowanie nie jest Ci obce. No to jak się do tego zabrać?
Proponuję połączyć to z tworzeniem miesięcznej lisy zadań. Bo to jest moment, w którym patrzysz na swoje cele, zaplanowane projekty, działania, które chcesz podjąć. I właśnie w odniesieniu do nich powinnaś planować content. To, co publikujesz, musi iść w parze z projektami, które aktualnie realizujesz. Jeśli promujesz warsztaty dodające pewności siebie, to Twój content musi odnosić się do warsztatów, poczucia własnej wartości i samoświadomości. Jeśli chcesz sprzedać e-book z przepisami na wegańskie obiady, to nie możesz pisać o 101 sposobach na jajka, tylko powinnaś publikować content związany z tematyka e-booka.
Żeby nie działać w chaosie i od przypadku do przypadku, proponuję Ci na początku każdego miesiąca otworzyć np. Excela i zrobić w nim prostą tabelę. Podziel ją sobie na kilka kolumn i niech każda będzie poświęcona miejscu, w którym publikujesz. Będziesz mieć kolumnę na Facebooka, Instagram, blog, newslettera. Pierwsza kolumna to kolejne dni miesiąca. I teraz zaznaczasz sobie przy wybranych datach, co i gdzie publikujesz, np. 25 kwietnia planujesz rolkę na Insta dotyczącą wegańskich zamienników majonezu. 13 kwietnia opublikujesz wpis na blogu o tym, jak budować zdrową pewność siebie. I tak idziesz przez cały miesiąc i wszystkie miejsca w sieci, w których jesteś obecna.
W zależności od ilości miejsc i częstotliwości publikowania przygotowanie tabeli z planem na cały miesiąc zajmie Ci od 40 minut do ok. 1,5 godziny. I masz wszystko rozpisane jak na dłoni.
|Sprytny sposób na tworzenie treści
No dobrze. Masz listę zadań z priorytetami. Masz plan contentu na miesiąc. Pozostała jedna kluczowa kwestia – wyprodukować cały ten content. I to jest chyba najbardziej czasochłonna część. Napisać posty, scenariusze rolek, wpisy blogowe, treści do newslettera, stories, podcastu, na webinaru (tu jeszcze warto prezentację zrobić). Jest tego całkiem sporo.
Ale i to daje się ogarnąć, a co najważniejsze uprościć. I wcale nie będę Cię teraz kierowała do ChataGPT, bo akurat jeśli chodzi o tworzenie tekstów, to nie jest to najlepszy adres. Za to pokieruję Cię do dysku Twojego laptopa lub chmury, w której przechowujesz pliki. Bo tam znajdziesz, może trochę zapomniane, pokłady prawie gotowych treści. Czyli content w 5 minut (no prawie 😉).
Czego masz szukać na dysku lub w chmurze? Treści, które możesz ponownie wykorzystać. Dzięki recyclingowi treści zaoszczędzisz sporo czasu, a jednocześnie będziesz mieć teksty pełne Twoich słów, zwrotów, po prostu bardzo Twoje. A jeśli część Twojego contentu to nagrania, masz ogrom materiał, który możesz sprytnie wykorzystać. Wiesz, że z godzinnego podcastu można przygotować teksty na kilka tygodni publikowania?! I to właśnie znaczy pracuj mądrze, a nie ciężko!
Twórz nowe materiały z myślą o tym, jak będziesz mogła je w przyszłości wykorzystać. Jedne treści można „poszatkować” i użyć jako posty. Inne z kolei warto rozwinąć i umieścić na blogu. Gdy zaczniesz myśleć w ten sposób, pomysły same będą kiełkować w Twojej głowie.
|Więcej efektywności, więcej czasu
To marzenie każdej soloprzedsiębiorczyni. Sztuka efektywnej pracy, która daje czas i przestrzeń na odpoczynek, kreowanie, pracę nad biznesem, zabawę z dziećmi to coś, co próbuje opanować niejedna z nas. Raz wychodzi nam to lepiej, raz gorzej. Ale jednak warto próbować. Bo przecież nie po to zakładałyśmy nasze biznesy, by siedzieć w nich od świtu do zmierzchu.
Skuteczne planowanie i recycling treści na podstawowe metody, dzięki którym oszczędzisz naprawdę kilka, a może i kilkanaście cennych godzin w miesiącu. Choć początki bywają trudne, warto się przemóc i wytrwać. Ćwicz cierpliwie. Układaj coraz bardziej precyzyjne i przemyślane listy zadań. Planuj content z wyprzedzeniem. I nie pisz ciągle nowych tekstów. Gdy to możliwe, wykorzystuj treści, które już stworzyłaś, lekko je modyfikując.
Za ok. 3 miesiące podziękujesz sobie za wytrwałość i spokój, który wprowadziłaś do swojego biznesu.
Psst… Jest jeszcze jeden sposób na oszczędzanie czasu – delegowanie zadań. Jeśli potrzebujesz wsparcia w recyclingu treści, to zapraszam Cię serdecznie do współpracy. Zamienię Twoje nagrania w gotowe do publikacji teksty. Zobacz pełną ofertę prostych pakietów.
Możesz też do mnie napisać lub umówić się na niezobowiązującą 20-minutową konsultację wstępną.