Ogłoszenie o pracę napiszesz w godzinę. To, co asystentka zastanie u Ciebie pierwszego dnia, powstaje trochę dłużej.
Znasz ten moment. Decyzja już zapadła, potrzebujesz drugiej pary rąk do pomocy. Ale zaraz po uldze przychodzi cicha myśl: „co ona pomyśli, kiedy zobaczy, jak to u mnie wygląda od środka?”. I rekrutacja ląduje na kolejny tydzień w szufladzie „na później”. A pytanie, co przygotować przed zatrudnieniem asystentki, zostaje bez odpowiedzi.
Chaos na cyfrowym zapleczu nie jest dowodem, że robisz coś źle. To naturalny skutek tego, że firma rosła szybko i na ułożenie jej zaplecza nie starczało czasu. Nie ma tu się czego wstydzić. Jest za to nad czym popracować.
Ogłoszenie napiszesz w godzinę, reszta powstaje trochę dłużej
Wyobraź sobie pierwszy dzień. Asystentka prosi o dostęp do folderu z materiałami, a Ty szukasz go kwadrans. Potem pyta, gdzie zapisać gotowy plik, a Ty nie wiesz, bo w sumie nigdy nie zwracałaś uwagi, gdzie zapisujesz gotowe projekty. Do południa odpowiadasz na kilkanaście pytań i myślisz, że szybciej zrobiłabyś to wszystko sama.
I tu zatrzymajmy się na chwilę. Bo ta sytuacja nie oznacza wcale, że asystentka jest słaba. Tutaj wyraźnie widać, że firma nie jest przygotowana na drugą osobę. Dobra wiadomość: da się to ułożyć. I najlepiej zrobić to, zanim kogokolwiek zatrudnisz.
Co przygotować przed zatrudnieniem asystentki: 5 obszarów
Nie musisz mieć wszystko dopięte na ostatni guzik. Wystarczy przejść przez pięć obszarów i w każdym zostawić minimum, którego druga osoba potrzebuje, żeby zacząć pracę.
Dostępy i hasła: co przekazać, a czego nie
Nie musisz oddawać swoich haseł. A nawet nie powinnaś (a uwierz nam, to bardzo częsta praktyka). Do większości narzędzi zaprosisz asystentkę jako osobną użytkowniczkę, z jej własnym loginem. Widzi to, co ma widzieć, a Ty w każdej chwili cofasz dostęp jednym kliknięciem. Zaplanuj wcześniej, gdzie ma mieć dostęp i jak szeroki. To pięć minut, które oszczędza mnóstwo nerwów.
Struktura plików, w której ktoś inny się odnajdzie
Twój dysk może być logiczny dla Ciebie. Pytanie brzmi, czy odnajdzie się w nim osoba, która widzi go pierwszy raz. Jeśli folder nazywa się „Różne”, a plik „wersja ostateczna 3 final”, już wiesz, gdzie zacząć. Prosta, przewidywalna struktura to prezent dla drugiej osoby i dla Ciebie.
Spisane instrukcje zamiast tłumaczenia po raz trzeci
Są w Twojej firmie czynności, które robisz co tydzień i tłumaczysz za każdym razem od nowa. Wybierz trzy najczęstsze i opisz krok po kroku. Wystarczy notatka, checklista albo nagranie ekranu. Raz spisana instrukcja daje spokój na długi czas.
Zakres zadań i podział odpowiedzialności
Wypisz zadania, które chcesz oddać, i te, które zostają przy Tobie. Jasny podział oszczędza niedomówień, pretensji i masy nerwów.
Wybór kanałów komunikacji
Jeśli ustalenia krążą raz mailem, raz na czacie, a raz w komentarzu do pliku, część z nich na pewno komuś umknie. Wybierz jedno miejsce na bieżącą komunikację i jedno na komunikację dotyczącą kluczowych tematów i wiedzy, która ma zostać na dłużej. I trzymaj się tego podziału. Mniej kanałów to więcej spokoju.
Pakiet startowy asystentki: co powinien zawierać
Kiedy zbierzesz to razem, powstaje pakiet startowy, czyli folder, który udostępniasz pierwszego dnia.
Znajdą się w nim:
- lista dostępów,
- mapa najważniejszych folderów,
- trzy spisane instrukcje,
- zakres zadań
- kanały komunikacji.
Tyle wystarczy, żeby druga osoba weszła pewnie do Twojej firmy. A Ty nie będziesz odpowiadała na dziesiątki pytań.
Zebranie tego wszystkiego jest łatwiejsze, kiedy wiesz, od czego zacząć. Właśnie w tym pomaga bezpłatna Biznesowa Latarka. To krótki przegląd, który pokazuje, gdzie w firmie ucieka najwięcej czasu i które obszary warto uporządkować najpierw, zanim przekażesz je drugiej osobie.
Pierwsza czy kolejna asystentka: co zmienia się w przygotowaniu
Jeśli to nie pierwsza asystentka, masz przewagę, o której łatwo zapomnieć: wnioski z poprzedniej współpracy. Zanim zatrudnisz kolejną osobę, zrób krótki przegląd tego, co już za Tobą. To dziesięć minut, które oszczędza tygodni powtarzania tych samych potknięć.
Zadaj sobie trzy pytania.
Co działało dobrze i chcesz to powtórzyć?
Gdzie były problemy i co wracało do Ciebie?
Czego zabrakło na wejściu, przez co obie traciłyście czas?
Jeśli zadania często wracały, przyczyną mógł być brak kontekstu, a nie kompetencje poprzedniej VA.
I teraz najważniejsze. To, co poprzednio słabo działało, tym razem zaplanuj szczególnie starannie, zanim wejdzie nowa osoba. Gubiłyście ustalenia, bo były w kilku miejscach? Wskaż od pierwszego dnia jedyne właściwe. Wciąż wracało to samo pytanie? Dopisz brakującą instrukcję. Onboarding ciągnął się tygodniami, bo wszystkiego uczyła się w biegu? Przygotuj pakiet startowy wcześniej. Każdy słaby punkt z poprzedniej współpracy zamień w jedną konkretną poprawkę.
Jak działamy u siebie
Pracujemy we dwie, w pełni zdalnie, każda z etatem i rodziną. Przy takim budżecie czasowym porządek jest koniecznością, żeby cokolwiek się spinało. Zanim wchodzimy w nowy temat, ustalamy nazwy folderów i miejsce, gdzie ląduje gotowa praca. Dzięki temu żadna z nas nie szuka pliku dłużej niż chwilę.
Pigułka wiedzy
Co przygotować najpierw, jeśli mam mało czasu przed startem asystentki?
Zacznij od dostępów i mapy folderów. To ich brak blokuje najwięcej działań na początku współpracy. Resztę uzupełnisz później.
Czy muszę mieć spisane wszystkie instrukcje, zanim kogoś zatrudnię?
Nie. Wystarczą trzy najczęściej powtarzane czynności. Kolejne spiszesz przy okazji, gdy pojawi się realna potrzeba.
Jakie dostępy dać, a jakich nie na początek?
Zaproś asystentkę jako osobną użytkowniczkę tam, gdzie się da, zamiast dzielić się hasłami. Daj dostęp tylko do narzędzi potrzebnych do wykonania jej zadań. Nie dawaj dostępów na zapas, bo może kiedyś się przydadzą.
Co powinien zawierać pakiet startowy asystentki?
Listę dostępów, mapę folderów, trzy spisane instrukcje, zakres zadań i dwa kanały komunikacji.
Po czym poznasz, że firma jest gotowa na VA?
Kiedy potrafisz to wszystko pokazać w kilka minut.